一年中那个臭名昭著的时间又来了:是时候让我们所有人都争先恐后地管理我们的秋季展览和活动时间表,同时准备明年的计划和预算。

我们希望尽可能多地帮助您,因此我们请 【关键词】 Exhibits 自己的 Michael Seymour 分享他在年度医疗保健会议和参展商协会年度会议上提出的“事半功倍”教育会议的一些技巧和策略过去十年的会议。

以下是迈克尔的 7 大贸易展计划预算技巧

1.确认利益相关者的期望。 这是您进行规划的基准起点。高层管理人员希望从您的计划中获得什么?他们想要更多的曝光,更多的身体,更多的时间和更少的高素质的身体吗?您是向现有客户追加销售、吸引新的潜在客户——还是试图同时做到这两点?他们是否有量化指标来告诉他们是否达到了目标?一旦你知道你想要达到什么目标,你就可以粗略地确定你需要什么样的策略、战术、演示、营销和促销来实现它。从那里,您可以向管理层概述实现这一目标需要多少资金。

这样,您就创建了一个案例,说明为什么需要特定预算。如果您没有获得该预算,您就已经预先阐明了可能会阻止您实现目标的挑战。

还要确保实施一个计划来衡量您的计划是否成功。您将需要在年底获得确切的数字来证明您已经完成了工作,或者证明给您的预算对您的结果产生了负面影响。

2.联系您的合作伙伴以获取估算、津贴和建议。 一定的预算能达到多少?创造新技术集成需要多少额外费用?如果我们以完全不同的方式做事,它将如何影响我们的预算?您现有的和预期的供应商合作伙伴可以帮助您确定每一美元可以走多远。有时,他们甚至可以建议您可能没有考虑过的更具成本效益的替代方案。

3.期待发射。 如果您知道 2017 年将有新产品问世——特别是如果发布与您的一个主要贸易展览或会议相关——那么现在是与研发和产品经理会面以确定目标和期望的时候了.讨论如何最好地解释和演示产品以及他们如何设想发布。然后,帮助他们了解您的预算可以(也不能)支持多少。这种对期望的现实检查将迫使他们要么重新调整他们的愿景以适应可用资金,要么激励他们寻求额外的资金,使您能够提升计划的水平和吸引力。无论哪种方式,你们都在同一个页面上进入 2017 年。

4.提出问题以识别不太明显的成本。 例如,您是否考虑过内容创作、设备租赁和互联网租赁?您计划的大型促销活动是否需要额外的劳动力、运输和运输资金?举办活动的特定城市的当地房价将如何影响您的预算?

5.看看其他预算范围。 仅仅因为您获得了 100,000.00 美元的预算并不意味着您只有 100,000 美元可以花费。诀窍是寻找可以承担部分成本的其他预算范围。例如,图形或促销可以移到营销预算的另一部分吗?参展人员 T&E 是否可以从销售预算中扣除?如果您正在创建的交互式演示将由他们的 iPad 上的销售人员使用,其创建的一部分是否可以计入产品经理的预算或销售?没有人说过预算不能有创意。

6.管理生产计划。 利用早期演出服务订单折扣。计划好任何东西都不会被空运到展会上。最重要的是让您的团队专注于任务,以便及时做出决定以消除加班图形和制造费用。错过关键日期是浪费预算的最快方法。

7.计划您的内部团队做出决策所需的时间。 迈克尔分享了一个朋友的故事,他正在设计和建造一个新的定制展览。 “我的朋友安排了 60 天的时间来设计和选择一个展品,90 天的时间进行细节设计、制作和运输。他没有考虑到的是,在选择展品后额外的 30 天需要采购到协商合同细节。”实际上,该项目最终花了 90 天的时间来设计和授予,而只剩下 60 天的时间进行细节设计和制造。这种制造时间的损失最终导致公司因意外加班费而损失数万美元。

您如何确保您的贸易展览计划预算保持正常?